Die Digitalisierung des Arbeitsalltags schreitet weiter voran. Mit seinem aktuellen Urteil vom 28. Januar 2025 (Az.: 9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) einen wichtigen Meilenstein gesetzt und entschieden, dass Arbeitgeber Entgeltabrechnungen auch ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung stellen dürfen. Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Hier sind die wichtigsten Fakten im Überblick.

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 im Detail

Das Bundesarbeitsgericht hatte über die Klage eines Arbeitnehmers zu entscheiden, der seine Gehaltsabrechnung weiterhin in Papierform erhalten wollte. Der Arbeitgeber stellte diese jedoch nach einer Umstellung nur noch über ein elektronisches Mitarbeiterportal bereit. Der Arbeitnehmer sah sich dadurch benachteiligt und forderte die Rückkehr zur Papierabrechnung.

Die Richter des BAG wiesen die Klage ab. Sie stellten klar, dass der Arbeitgeber mit der Bereitstellung der Gehaltsabrechnung als elektronisches Dokument seinen gesetzlichen Pflichten gemäß §108 Abs. 1 GewO (Gewerbeordnung) genügt, solange die elektronische Übermittlung sicherstellt, dass die Abrechnung dauerhaft zugänglich ist und inhaltlich korrekt bleibt. Ein Anspruch auf eine Papierabrechnung besteht nicht.

Hintergrund: Rechtslage zur Entgeltabrechnung

Gemäß §108 Abs. 1 GewO sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern eine Entgeltabrechnung auszustellen. Das Gesetz schreibt jedoch nicht vor, dass diese zwingend in Papierform erfolgen muss. Mit der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf elektronische Abrechnungen, die über Mitarbeiterportale oder per E-Mail zugänglich gemacht werden.

Das BAG hat nun klargestellt, dass die elektronische Form zulässig ist, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht:

• Die Abrechnung muss klar und verständlich sein.

• Der Arbeitnehmer muss auf die Abrechnung zugreifen können.

• Die Dokumente müssen dauerhaft gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Bedeutung der elektronischen Entgeltabrechnung für die Praxis

Die Entscheidung hat weitreichende Auswirkungen auf die Arbeitswelt und zeigt die fortschreitende Digitalisierung im Arbeitsalltag. Insbesondere für Arbeitgeber bedeutet dies:

• Erleichterung durch digitale Prozesse: Arbeitgeber können auf den Druck und Versand von Papierabrechnungen verzichten, was Zeit und Kosten spart.

• Sicherstellung der Verfügbarkeit: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass die elektronischen Abrechnungen dauerhaft abrufbar und sicher gespeichert werden.

• Der Anspruch auf Entgeltabrechnung ist eine „Holschuld“: Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht, indem er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt, ohne für den Zugang verantwortlich zu sein. Er muss jedoch sicherstellen, dass Mitarbeiter ohne Online-Zugang die Abrechnung auch vor Ort einsehen und ausdrucken können.

Für Arbeitnehmer könnte die Umstellung jedoch auch Herausforderungen mit sich bringen. Insbesondere ältere oder technisch weniger versierte Mitarbeiter könnten Schwierigkeiten haben, auf die digitalen Abrechnungen zuzugreifen. Hier ist es Aufgabe der Arbeitgeber, benutzerfreundliche Lösungen anzubieten und Unterstützung bereitzustellen. Im Ausnahmefall kann weiterhin die Verpflichtung bestehen, Unterlagen in Papierform zur Verfügung zu stellen.

Fazit: Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Das begrüßenswerte Urteil des Bundesarbeitsgerichts schafft Klarheit: Elektronische Entgeltabrechnungen sind rechtlich zulässig und stellen eine zeitgemäße Alternative zur Papierform dar. Arbeitgeber sollten die Entscheidung nutzen, um ihre Prozesse zu modernisieren, dabei aber stets die Zugänglichkeit und Nutzerfreundlichkeit im Blick behalten. Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf eine Papierabrechnung, dürfen jedoch erwarten, dass die digitale Alternative verlässlich und leicht zugänglich ist.

Das Urteil zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sich frühzeitig mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der Digitalisierung im Arbeitsrecht auseinanderzusetzen. Haben Sie Fragen zu den Auswirkungen des Urteils auf Ihr Unternehmen oder benötigen Sie Unterstützung bei der praktischen Umsetzung?

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