Unternehmen beschäftigen sich insbesondere aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. dem Hinweisgeberschutzgesetz mit Hinweismanagementsystemen. Dabei geht es um mehr als um Hinweisgeberschutz, beispielsweise um effiziente Aufdeckung und Verhinderung von Missständen, Vermeidung von Geschäftsführerhaftung, finanziellen Schäden sowie Reputationsschäden, Erzeugung eines positiven Arbeitsklimas, Erfüllung der Compliance-Anforderungen von Geschäftspartnern, etc.

Die Unternehmenspflichten nach dem HinSchG beschränken sich nicht lediglich auf den Betrieb einer internen Meldestelle. Angesprochene Unternehmen sind verpflichtet, eine Hinweisgeberschutzorganisation einzurichten und zu betreiben. Die Meldestelle ist dabei nur einer von mehreren Bausteinen eines gesetzeskonformen Hinweisgebersystems.

Wir unterstützen Sie beim:

• Aufbau der Hinweisgeberschutzorganisation,
• der Identifikation von Verantwortlichkeiten und
• der Schaffung der erforderlichen Prozesse und Strukturen.

Zudem stellen wir Ihnen die notwendigen Dokumente und Vereinbarungen zur Verfügung.

“Ob” und “Wie” der Ausgestaltung des Hinweismanagementsystems sind so vielfältig wie Unternehmen und ihre Compliance-Kultur selbst. Mit oder ohne anonyme Beschwerden? Öffnung des Hinweisgeberschutzsystems für Dritte außerhalb des Unternehmens? Hotline oder Meldeportal, oder doch beides? Ein One-Size-Fits-All gibt es nicht.

Beispiele aus Italien zeigen: wer bei der Einrichtung von Hinweisgebermeldesystemen den Datenschutz zu kurz kommen lässt, kann sich schnell ein Bußgeld einfangen. Wir denken daher von Anfang an alle relevanten Rechtsfragen mit, z.B. Verhandlungen mit Interessensvertretern der Arbeitnehmer (z.B. Betriebsrat) oder den effektiven Schutz von Geschäftsgeheimnissen und die Einhaltung vertraglicher Verschwiegenheitspflichten und unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung.

Wir bieten Ihnen bei Bedarf die gesamte Bandbreite: Software für und Einrichtung der Meldeplattform, Hotline, E-Mail-, Fax- und Post-Adresse, Erstbewertung der Hinweise, Empfehlung und Durchführung von Folgemaßnahmen.

Was wir anders machen als andere? Sie erhalten bei uns einen einzigen Ansprechpartner für alle Bausteine Ihres Hinweismanagementsystems, inklusive Rückfragen zu eingesetzter Software. Frustrierendes Warten in uninspirierten Dienstleister-Hotlines hat damit ein Ende. Zudem kümmern sich bei uns Rechtsanwälte bereits um die Entgegenahme der Hinweise und nicht etwa (Telefon-)Bots oder Call-Center-Mitarbeitende. Denn als Juristen wissen wir, wie wichtig bereits die zutreffende Erfassung des Sachverhalts ist und verstehen auch, dass Hinweisgebende, die ihr Herz in die Hand nehmen und Ihr Unternehmen eventuell vor erheblichen Schäden bewahren können, nicht mit einem Roboter sprechen wollen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Unternehmen ab 250 Beschäftigten ab dem 2. Juli 2023. Für Unternehmen mit 249 oder weniger Beschäftigten gelten die Pflichten ab 17. Dezember 2023.

Das HinSchG regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an eine hierfür eingerichtete Meldestelle weitergeben (Hinweisgeber oder Whistleblower). Um diese Personen zu schützen, verbietet das HinSchG jede Form von Repressalien. Hierzu zählen alle ungerechtfertigten Nachteile wie beispielweise Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Rufschädigung oder Mobbing, die eine hinweisgebende Person infolge einer Meldung oder Offenlegung erleidet.

Um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger zu verbessern, regelt das Gesetzt eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person.

Bei Verstößen gegen das Benachteiligungsverbot hat der Whistleblower Anspruch auf Schadensersatz. Der im Regierungsentwurf in § 37 Abs. 1 Satz 2 HinSchG vorgesehenen Anspruch auf Ersatz immaterieller Schäden ist entfallen. Ob diese Änderung europarechtskonform ist, wird sich zeigen. Mit dem Anspruch auf Ersatz immaterieller Schäden sollte dem Umstand Rechnung getragen werden, dass Art. 21 Abs. 8 der EU Whistleblower Richtlinie 2019/1937 eine vollständige Widergutmachung des erlittenen Schadens verlangt und hierzu in Einzelfall auch Schmerzensgeld für erlittene immaterielle Schäden gehören kann.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt alle hinweisgebenden Personen, unabhängig davon, ob sie bei Unternehmen mit weniger oder mehr als 50 Beschäftigten tätig sind. Dies wird in der Praxis häufig übersehen und mit der Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle verwechselt, die tatsächlich nur für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten gilt.

Kernstück des Gesetzes sind die internen und externen Meldestellen, die hinweisgebenden Personen für eine Meldung von Verstößen zur Verfügung stehen. Die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen betrifft sowohl die Privatwirtschaft als auch den gesamten öffentlichen Sektor, sofern bei der jeweiligen Stelle in der Regel mindestens 50 Personen beschäftigt sind.

Es gibt einige Erleichterungen für kleinere Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten. Diese Unternehmen haben für die Einrichtung interner Meldestellen bis zum 17. Dezember 2023 Zeit. Sie können mit anderen Unternehmen zusammen eine gemeinsame Meldestelle betreiben. Die Einrichtung von internen Meldestellen soll den Unternehmen auch dadurch erleichtert werden, dass Dritte als interne Meldestellen beauftragt werden können oder diese innerhalb des Konzerns zentral, z.B. bei der Konzernmutter angesiedelt werden können.

Eine zentrale externe Meldestelle soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet werden. Daneben sollen die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt werden. Die Bundesländer können darüber hinaus eigene Meldestellen einrichten.

Whistleblower können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen.

Sie müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich oder in Textform abzugeben. Auf ihren Wunsch haben hinweisgebende Personen auch Anspruch darauf, ihren Hinweis im Rahmen einer persönlichen Zusammenkunft mit einer zur Entgegennahme von Hinweisen zuständigen Person mitzuteilen. Dieses Treffen muss innerhalb einer angemessenen Zeit nach Äußerung des Wunsches der hinweisgebenden Person erfolgen. Sofern die hinweisgebende Person einwilligt, kann die Zusammenkunft auch im Wege einer Bild- und Tonübertragung erfolgen.

Ferner regelt das HinSchG einen transparenten Prozess, wie und innerhalb welcher Fristen der Whistleblower über den Hinweis und den Stand seiner Bearbeitung zu informieren ist.

Verstöße gegen wesentliche Vorgaben des HinSchG, wie insbesondere im Zusammenhang können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet werden. So ist beispielsweise die Behinderung einer Meldung oder das Ergreifen von Repressalien bußgeldbewehrt.

Für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldesystems. Die mangelnde Verpflichtung zur Einrichtung und Betrieb einer internen Meldestelle wird häufig dahingehend missinterpretiert, dass das HinSchG für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten nicht gilt.

Das ist nicht richtig. Der Schwellenwert von 50 Beschäftigten betrifft nur die Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle, nicht aber die Anwendbarkeit des HinSchG insgesamt. Mit Ausnahme der Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle gelten alle anderen Regelungen des HinSchG auch für Kleinunternehmen. Insbesondere sind Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit der Person von Whistleblowern zu treffen.

Verstöße gegen diese Verpflichtung sind auch für diese Unternehmen bußgeldbewehrt und können Schadensersatzansprüche der Whistleblower auslösen.

Auch wenn Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten gesetzlich nicht verpflichtet sind, eine interne Meldestelle einzurichten, kann dies je nach Branche und Risikogeneigtheit des Geschäfts dennoch sinnvoll sein. Die interne Meldestelle gibt betroffenen Unternehmen die Möglichkeit, den Meldeprozess zu steuern und bei belastbaren Hinweisen Abhilfe zu schaffen. Ohne interne Meldestelle, wenden sich Whistleblower im Zweifel an die neu eingerichteten externen Meldestellen oder unter Umständen gleich an die Öffentlichkeit.

Das Risiko, das ein Gesetzesverstoß öffentlich wird, ohne vorher die Möglichkeit einer Abhilfe zu prüfen, erhöht sich damit erheblich. Es drohen mindestens Reputations- und schlimmstenfalls Schadensersatzansprüche und Bußgelder.

Das HinSchG ist grundsätzlich nur bei Verstößen gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder beziehungsweise einzelne Rechtsakte der Europäischen Union einschlägig. Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien oder arbeitgeberseitige Vorgaben (z.B. Ausschreibungs- und Vergabeprozess, Vorgaben im Rahmen des Einkaufs, Einhaltung interner Standards) fallen nicht unter den Anwendungsbereich des Gesetzes.

Allerdings dürften viele Unternehmen ein hohes Interesse an der Einhaltung interner Weisungen und Vorgaben oder unternehmensinterne Richtlinien haben. Je nach Branche und Umfeld kann es sinnvoll sein, das unternehmensinterne Meldesystem auch auf die Meldung von Verstößen gegen unternehmensinterne Richtlinien, Vorgaben und Weisungen zu erstrecken und damit den Anwendungsbereich des Gesetzes im eigenen Interesse ausweiten.

Das HinSchG erfasst ausdrücklich nur die in § 3 Abs. 8 HinSchG genannten Beschäftigten, insbesondere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Meldungen externer Dritter, also z.B. der Mitarbeitenden eines Lieferanten des Arbeitgebers fallen nicht unter den Anwendungsbereich des HinSchG.

Allerdings kann ein „offenes“ Meldesystem den Beitrag zur Unternehmens-Compliance deutlich stärken und Meldungen an externe Stellen oder die Öffentlichkeit verhindern, die nicht selten zu Reputationsverlust führen. Daher sieht das HinSchG vor, dass interne Meldesysteme für Dritte geöffnet werden kann, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber in Kontakt stehen.

Zudem schreibt das Lieferkettensorgfaltspflichtenschutzgesetz (nachfolgend: LkSG) ein Meldesystem vor, das auch für Meldungen Externer offen ist. Bei der Planung eines internen Meldesystems sollte geprüft werden, ob das Meldesystem nicht von vorherein für Meldungen externer Dritter geöffnet wird. Gerade für Unternehmen, die dem LkSG unmittelbar unterworfen oder als Teil einer Lieferkette verpflichtet sind, eine offene Meldestelle bereit zu halten, empfiehlt es sich, diese Option – wenn nicht schon einzuführen – so doch wenigstens mitzuplanen und die entsprechenden Prozesse zu implementieren.

Ob interne als auch externe Meldesysteme die Möglichkeit einer anonymen Meldung und der nachfolgenden anonymen Kommunikation mit dem Whistleblower bereitstellen müssen, war während des gesamten Gesetzgebungsverfahrens immer wieder Gegenstand kontroverser Diskussionen. War die Bearbeitung anonymer Meldung im ersten Regierungsentwurf noch als Soll-Vorschrift ausgestaltet, sollte die Bereitstellung eines anonymen Meldekanals nach der Beschlussempfehlung verpflichtend sein. In der nun beschlossenen Gesetzesfassung hat man die in § 16 Abs. 1 Sätze 4 bis 6 geregelte Pflicht zur Einrichtung eines anonymen Meldekanals für interne Meldestelle gestrichen und durch eine Soll-Vorschrift ersetzt. Auch die Parallelvorschrift für externe Meldestellen hat man gestrichen. Interne und externe Meldesysteme sollen – nicht müssen - anonym eingehende Meldung bearbeiten (vgl. § 16 Abs.1 Satz 4 und § 27 Absatz 1 Satz 3 HinSchG).

Nach § 14 Abs. 1 des Regierungsentwurfs zum HinSchG kann die interne Meldestelle eines Unternehmens auch innerhalb eines Konzerns zentral bei einer Konzerngesellschaft angesiedelt werden (sogenannte Konzernlösung). Die konzerninterne Meldestelle handelt dann als vom jeweiligen Konzernunternehmen beauftragter (externer) Dritter. Die originäre Verantwortung für die Verfolgung und Behebung von gemeldeten Verstößen, verbleibt aber bei dem beauftragenden Konzernunternehmen. Diese Konzernlösung ist umstritten, insbesondere bei grenzüberschreitender Beteiligung mehrerer Konzerngesellschaften in den jeweiligen Mitgliedsstaaten. Auf die Anfragen mehrerer Großkonzerne äußerte sich die EU-Kommission im Juni 2021 zur Auslegung der EU Whistleblower Richtlinie 2019/1937. Die EU-Kommission erteilte einem zentral organisierten, konzernweiten Hinweisgebersystem eine klare Absage, jedenfalls dann, wenn sowohl Meldestelle als auch die für die Untersuchung der Meldungen zuständige Abteilung (häufig die konzerninterne Compliance-Abteilung) bei einer zentralen Einheit im Konzern angesiedelt sind. Nach Auffassung der EU-Kommission ist jede Gesellschaft, die mehr als 50 Mitarbeitende beschäftige nach Art. 8 Abs. 3 der EU Whistleblower Richtlinie verpflichtet, ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten. Ein bereits bestehendes konzernweites zentrales Hinweisgebersystem könne zwar parallel betrieben werden, entbinde die einzelnen Konzerngesellschaften allerdings nicht von der Verpflichtung zur Einrichtung einer eigenen Meldestelle.

Erleichterungen gelten nur für mittelgroßes Gesellschaften im Konzernverbund. Gemäß Art. 8 Abs. 6 der EU Whistleblower Richtlinie können Gesellschaften mit 50 bis 249 Mitarbeitenden unter bestimmten Voraussetzungen ein gemeinsames Hinweisgebersystem bei einer Konzerngesellschaft implementieren, die dann sowohl für die Entgegennahme als auch für die anschließende Untersuchung von gemeldeten Verstößen zuständig ist.

Ob die deutsche Regelung in § 14 Abs. 1 HinSchG den europarechtlichen Vorgaben der EU Whistleblower Richtlinie genügt, ist nach wie vor umstritten. Besondere Vorsicht ist bei grenzüberschreitenden Sachverhalten geboten, weil viele Mitgliedsstaaten die Vorgaben der EU Whistleblower Richtlinie streng ausgelegt und entsprechende nationale Regelungen geschaffen haben.

Grundsätzlich können Whistleblower frei entscheiden, ob sie einen Vorfall einer internen oder externen Meldestelle melden. Die beiden Meldewege stehen gleichwertig nebeneinander.

Nach dem neu eingefügten § 7 Abs. 3 HinSchG sollen Unternehmen Anreize dafür schaffen, dass sich Whistleblower vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.

Mit dieser Soll-Vorschrift bestätigt das HinSchG das, was im eigenen Interesse der Unternehmen liegen dürfe: Die eigenen Meldekanäle so attraktiv wie möglich gestalten, um einer Meldung an externen (behördlichen) Meldekanälen möglichst zuvorzukommen. Damit halten sich die Unternehmen die Möglichkeit offen, gemeldeten Verstößen intern abzuhelfen und eine oft schädliche Außenwirkung zu vermeiden.

Das Gesetz bleibt hinsichtlich der Ausgestaltung dieser Anreize vage. Zulässige Anreize dürften vor allem ein niederschwelliges (Informations-) Angebot und leicht zugängliche Meldewege sein. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf durch ein Anreizsystem zur Nutzung interner Meldekanäle nicht beschränkt oder erschwert werden (vgl. § 7 Abs. 3 S. 3 HinschG).