Es muss nicht immer Corona sein. Ein wichtiger, weggebrochener Auftrag, Produktionsumstellung durch Digitalisierung oder schlicht der Druck, Personalkosten einsparen zu müssen: die Gründe, die zum Erfordernis eines Personalabbaus führen, sind mannigfaltig.
Allen Maßnahmen gemein ist, dass eine sorgfältige Vorbereitung und Planung sowie eine gut vorbereitete und gesteuerte Kommunikation das A und O für eine möglichst reibungslose und rechtssichere Umsetzung sind. Das spart Kosten, Aufwand und schützt mitunter vor schlechter Presse.
Die folgende Checkliste soll helfen, einen Überblick über die wichtigsten zu berücksichtigenden Punkte zu bekommen. Aber Achtung: Keine Checkliste der Welt kann die Beratung in der konkreten Situation ersetzen! Schließlich ist jeder Fall anders und erfordert passgenaue Lösungen.
Checkliste Personalabbau
1. Planung und Konkretisierung der Maßnahme.
Festlegung der gewünschten Ziele der Maßnahme
Prüfung der Folgen – wie viele Mitarbeitende aus welchen Bereichen und mit welchen Qualifikationen werden betroffen sein?
Prüfung möglicher Alternativen / Möglichkeiten zur Verringerung des Abbauvolumens:
Änderung der Arbeitsbedingungen / Nutzung Kostensparpotentiale
Abbau Arbeitszeitkonten
Können Altersteilzeit-Verträge / Vorruhestandsregelungen genutzt werden?
Förderungs-Möglichkeiten?
Prüfung der Umsetzbarkeit, sowohl in operativer als auch in rechtlicher Hinsicht:
Rechtliche Argumentation für individuelle Beendigungen – Kostensparen allein ist kein Kündigungsgrund
Gibt es betriebliche oder tarifvertragliche Regelungen, die bei einem Personalabbau zu beachten sind? (Kündigungsausschlüsse etc.)
In welchen Bereichen gibt es Leih-ArbeitnehmerInnen, die es vorrangig zu beenden gilt? Was macht das mit meinen Kosten?
Lassen sich die Ziele über eine „normale“ Sozialauswahl erreichen? Oder brauche ich Sonderregelungen wie eine Altersgruppenbildung (§ 95 BetrVG)?
Oder braucht es gar eine (in der Regel teurer zu verhandelnde) Namensliste (§ 1 Abs. 5 KSchG)?
Ist ein vorgeschaltetes Freiwilligenprogramm sinnvoll?
Erfolgt der Abbau in einem Schwung oder in (mehreren) Wellen?
Gibt es Mitarbeitende mit Sonderkündigungsschutz?
Gibt es „unverzichtbare“ Mitarbeitende und wie kann ich die schützen?
Wie halte ich die verbleibenden Mitarbeitenden?
Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind erforderlich?
Festlegung eines Budgets (best / good / worst scenario)
Kosten der laufenden Kündigungsfristen nach Ausspruch der Kündigungen / Entscheidung über etwaige Freistellungen
Kosten für Abfindungen (ggf. zusätzlich Härtefall-Regelungen oder andere Sonderleistungen)
Implementierung von Anreizsystemen für die Beschäftigten (z.B. Retention-Boni / Turboprämien / Klageverzichtsprämien) und/ oder für den Betriebsrat (z.B. Sozialplanvolumen erhöhende Prämien)
Entscheidung: aktive Förderung der Einrichtung einer Transfergesellschaft / Transferagentur?
Qualifizierungsbudget
Festlegen einer Strategie für die Verhandlungen mit den Mitarbeitervertretungen
Identifikation der zu beteiligenden Gremien (Wirtschaftsausschuss / Betriebsrat bzw. Betriebsräte, Schwerbehindertenvertretung usw.)
Festlegung des Verhandlungsteams
Identifikation „roter“ Linien
Festlegung einer Timeline (best / good / worst case scenario) unter Berücksichtigung:
gesetzlicher Vorgaben zur Beteiligung interner Gremien (z.B. gesellschaftsrechtlichen oder umwandlungsrechtlicher Einberufungs- und Ladungsfristen für Gesellschafter, Aufsichtsräte) oder externer Dritter (z.B. Bundesagentur für Arbeit)
kollektivrechtlicher Vorgaben (z.B. Information des Wirtschaftsausschusses, Einleitung des Konsultationsverfahrens nach § 17 Abs. 2 KSchG)
Zusammenstellung „Story“ und Kommunikation – Anlass der Maßnahme, Umsetzung, Ausblick
„Abholen“ der Führungskräfte vorbereiten
Vorbereitung Stellungnahme Presse
2. Start des Informationsprozesses und der Verhandlungen.
Information der erforderlichen Gremien:
Information des Wirtschaftsausschusses
Erörterung Maßnahme mit Betriebsrat
Information von Führungskräften und Belegschaft sowie ggf. Presse
Verhandlung von Interessenausgleich und Sozialplan mit Betriebsrat bzw. Betriebsräten (§§ 111 ff BetrVG)
Achtung Timeline: ggf. Einigungsstelle erforderlich, wenn keine Einigung möglich ist.
„Abholen“ der Gewerkschaft - ggf. aber auch Verhandlung Tarif-Sozialplan
3. Umsetzung.
Massenentlassungsanzeige und Beteiligung Betriebsrat (Konsultationsverfahren, § 17 Abs. 2 KSchG)
Betriebsratsanhörungen zu Kündigungen (§ 102 BetrVG) / Einholung Zustimmung zu personellen Einzelmaßnahmen wie Versetzungen (§ 99 BetrVG)
Einholung behördlicher Genehmigungen für Mitarbeitende mit Sonderkündigungsschutz
Ausspruch Kündigungen / Abschluss von Aufhebungsverträgen
Durchführung gerichtlicher Verfahren
Viel ist zu bedenken, viel ist aufeinander abzustimmen. Das gewünschte Restrukturierungs-Ziel erreicht man dabei am besten, wenn man rechtzeitig einen durchdachten Routenplan erstellt hat. Manchmal gilt es aber auch, einen nicht geplanten Umweg zu nehmen, um am Ziel anzukommen.
Wir stehen Ihnen in allen Phasen mit all unserer Erfahrung gern zur Seite.
Astrid Krüger berät nationale und internationale Unternehmen umfassend im Bereich des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts und angrenzender Rechtsgebiete und begleitet Restrukturierungen und Transaktionen.
