Vor jeder Geschäftsreise aus Deutschland oder jedem anderen Ausland nach Frankreich muss eine Anmeldung des Mitarbeiters im Online-Meldeportal SIPSI erfolgen, ansonsten besteht die Gefahr eines Bußgeldes von bis zu EUR 4.000 pro Arbeitnehmer bzw. maximal EUR 500.000 in Summe. Dies gilt in Frankreich für alle Branchen und für jegliche Tätigkeiten eines Mitarbeiters eines ausländischen Unternehmens in Frankreich.

Die Meldepflicht setzt sofort ein, so dass grundsätzlich auch eine Geschäftsreise von ein paar Stunden angemeldet werden muss. Insbesondere müssen bei einer Tätigkeit auch noch folgende weiteren Punkte beachtet werden:

Benennung eines Vertreters mit entsprechender Vollmacht, der seinen Wohnsitz in Frankreich hat und den französischen Aufsichtsbehörden zur Verfügung steht.
Der Vertreter muss Zugriff auf ins französische übersetzte Unterlagen, wie zum Beispiel Arbeitsvertrag des Mitarbeiters, ggf. Arbeitserlaubnis, ggfs. Attest über eine arbeitsmedizinische Untersuchung des Mitarbeiters, Nachweis über die Zahlung des tatsächlich gezahlten Lohns und Arbeitszeitaufzeichnungen haben. Wenn der Vertreter einen digitalen Zugriff auf die erforderlichen Unterlagen zu dem jeweiligen Mitarbeiter hat und den Aufsichtsbehörden die Unterlagen zeitnah zur Verfügung stellen kann, ist dies nach der bisherigen Handhabung ausreichend.
Dem Auftraggeber ist eine Kopie der Entsendemeldung sowie eine Kopie der Bestellung des Vertreters zur Verfügung zu stellen.

Bei der Wahl des Vertreters sollte eine sorgsame und wohl überlegte Auswahl getroffen werden, da dieser Zugriff auf sensible Daten, wie zum Beispiel den Arbeitsvertrag und Lohnzettel, haben muss und ansonsten die Gefahr des Verstoßes gegen das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Verhängung von Bußgeldern durch deutsche Behörden besteht. Daher sollten, aus unserer Sicht, nicht die Auftraggeber als Vertreter genutzt werden, auch wenn diese ihre Hilfe mit guter Absicht anbieten.

Am besten nutzen Sie unternehmens- bzw. konzernangehörige Mitarbeiter oder greifen auf Rechtsanwalts- oder Steuerberatungsgesellschaften als Vertreter vor Ort zurück.

Vergleichbare Meldebestimmungen bestehen auch in anderen europäischen Ländern sowie in Drittstaaten, wie der Schweiz, so dass jede Geschäftsreise oder jede längere Entsendung ins Ausland vorab sorgfältig geplant und vorbereitet werden sollte, da neben der Meldepflichten auch die Punkte Visa, Sozialversicherung, Steuern und Entlohnung berücksichtigt werden müssen.

Im Übrigen bestehen derzeit europäische Reformbestrebungen zur Verschärfung der aktuellen Entsenderichtlinien mit dem Ziel, dass der entsendende Arbeitnehmer mindestens den gleichen Lohn wie die Arbeitnehmer vor Ort erhält und im Falle einer Entsendung von mehr als 12 Monaten das gesamte Arbeitsrecht des Gastlandes mit wenigen Ausnahmen gelten soll. Hierzu besteht jedoch erst seit Oktober 2017 ein Reformkompromiss der Arbeits- und Sozialminister der EU, dem das EU-Parlament noch zustimmen muss.

Petra Ostmann ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und leitet das arbeitsrechtliche Ressort. Sie betreut verschiedenste internationale und nationale Mandanten, schwerpunktmäßig im kollektiven Arbeitsrecht sowie im Beschäftigtendatenschutz.